La comunicación oral es uno de los pilares esenciales en cualquier entorno laboral. Desde la coordinación de equipos hasta la relación con clientes, la forma en que hablamos y escuchamos puede influir directamente en la productividad, el clima organizacional y el éxito de los proyectos. En un contexto donde la colaboración y el entendimiento mutuo son clave, una comunicación oral efectiva no solo previene malentendidos y conflictos, sino que también fortalece las relaciones y potencia las habilidades individuales. Este artículo explora cómo una buena comunicación oral contribuye al desarrollo profesional y a la construcción de un entorno laboral más saludable y productivo.

Sin la comunicación oral, sería difícil imaginar la vida laboral diaria. Esta comunicación es clave para llegar a acuerdos, dar instrucciones, documentar procedimientos y mucho más. El propósito de hablar en el trabajo es construir buenas relaciones con superiores, colegas y clientes, colaborar de manera eficiente en equipo y aprovechar al máximo las habilidades personales.

Tipos de comunicación verbal según el contexto laboral

Existen diferentes tipos de comunicación verbal que varían según factores como el contexto de la conversación y la relación laboral entre las personas. Una charla entre un jefe y un empleado tiene reglas distintas a las de un intercambio profesional entre compañeros del mismo nivel o a una reunión de emergencia en el equipo. La habilidad para entender cada situación y sus requerimientos para comunicarse con claridad y firmeza es parte de las llamadas habilidades blandas, las cuales son fundamentales para una colaboración exitosa.

La estrategia de comunicación adecuada varía principalmente según el entorno laboral. Los jefes deben motivar y guiar a sus empleados, los colegas tienen que compartir ideas y apoyarse mutuamente, mientras que los asesores de clientes actúan como intermediarios entre la empresa y el cliente. Por lo tanto, los objetivos de cada persona en la conversación pueden ser muy distintos. 

Profesionalismo y diplomacia en la comunicación

Es fundamental ser siempre profesional y diplomático en las conversaciones, evitar mostrar emociones intensas y prestar atención activa al hablante para entender su perspectiva. Cada individuo tiene un grado de empatía distinto, pero es posible desarrollarlo y mejorar. Como primer paso, hemos recopilado los puntos clave para una comunicación verbal efectiva para cada rol y hemos incluido ejemplos.

La comunicación oral para posiciones de liderazgo

No es sencillo liderar a los empleados y crear un ambiente positivo en el equipo. Por eso, quienes tienen roles de liderazgo deben poseer habilidades comunicativas adecuadas desde el inicio. Su principal función es incentivar al equipo para alcanzar un alto desempeño laboral, prevenir conflictos y solucionar problemas. En este sentido:

• Asignar tareas a los trabajadores que se alineen con sus habilidades y que ayuden a desarrollar sus talentos.
• Ser firme cuando sea necesario, pero sin atropellar a nadie.
• Dar retroalimentación constructiva sin dañar los sentimientos del empleado.
• Reconocer y valorar el desempeño de cada uno.
• Prestar la misma atención a todos los integrantes del equipo e involucrar más a aquellos empleados que son más reservados con acciones específicas si es necesario.
• Detectar posibles inconvenientes y ofrecer soluciones.
• Escuchar con atención y comprensión las preocupaciones de los empleados.
• Mostrar empatía hacia la situación del trabajador.
• Expresar la opinión personal en cada ocasión, para que se comprendan mejor ciertas decisiones (quizás no muy bien recibidas).

La comunicación oral en la colaboración en equipo

En los grupos y equipos de trabajo se combinan diferentes personalidades. Esto puede generar tensiones en la rutina laboral. Es esencial no abordar la situación desde lo emocional y esforzarse por entender la perspectiva del compañero antes de discutir el inconveniente. Aquí hay algunos consejos para facilitar la cooperación:

• Plantear preguntas, solicitudes y tareas de manera muy clara para prevenir confusiones.
• Abordar cualquier inconveniente sin involucrar lo emocional o personal.
• Solicitar primero una reunión privada antes de discutir conflictos delante del equipo y del jefe.
• Aceptar las críticas de los colegas y considerar las opiniones de los demás.
• Intentar buscar soluciones en conjunto en lugar de imponer o implementar la propia sin consultar.
• Pedir apoyo a los compañeros si la carga de trabajo es muy alta o si no se puede completar una tarea solo.

La comunicación hablada en el asesoramiento al cliente

El asesoramiento a los clientes es una de las funciones más importantes dentro de una empresa y requiere habilidades comunicativas destacadas. Es fundamental construir una relación de confianza con los clientes, que sirva como base para una comunicación enfocada en encontrar soluciones ante posibles inconvenientes. Para ello, se necesita empatía, entendimiento de las necesidades del cliente y una buena capacidad de comunicación. Sugerencias para la conversación directa:

• Hacerle saber al cliente que se le aprecia.
• Abordar cualquier problema de forma directa y demostrar empatía por su situación.
• Siempre preguntar por su opinión y perspectiva, tratando de tener en cuenta esos aspectos.
• Trabajar en conjunto para encontrar soluciones o acuerdos.
• Ante una queja, intentar calmar la situación (si es necesario, ofreciendo descuentos o servicios extras).
• Notificar con antelación sobre problemas o dificultades que puedan surgir.
• Establecer una relación fundamentada en la confianza y la comprensión mutua.

Belén Stettler

Belén Stettler es una líder en comunicación política con una sólida formación académica y experiencia profesional. Como becaria del prestigioso programa Fulbright, participó en un programa de Política y Liderazgo Político en la Universidad de Massachusetts, donde se especializó en liderazgo y estrategias políticas. Licenciada en Ciencias de la Comunicación Social por la Universidad de Buenos Aires (UBA), con orientación en opinión pública y publicidad, Belén ha desarrollado una carrera enfocada en la comunicación estratégica. Completó una diplomatura en Comunicación Gubernamental en la Universidad Austral, destacándose en la planificación y ejecución de estrategias de comunicación para la gestión pública. Con más de una década de experiencia, ha trabajado tanto en el sector público como privado, capacitando a líderes y funcionarios en habilidades de comunicación y liderando campañas a nivel nacional, provincial y municipal.